Digital Workplace4 Softwares Imprescindibles en la Nueva Normalidad de la Oficina

El teletrabajo ha llegado para quedarse y empresas de todo el mundo están anunciando sus planes para que sus empleados puedan quedarse en casa con mayor frecuencia. Esto plantea nuevos retos tanto para los trabajadores como para los gerentes y directivos que tienen que gestionar personas que pueden no estar trabajando de forma presencial en la oficina.

Empresas como Twitter, Facebook, o Shopify han manifestado que el término de “oficinas centrales o headquarters” ha terminado. El trabajo a distancia ha pasado de ser un beneficio puntual a convertirse en una parte esencial del mundo laboral en cuestión de meses. Para cuando dejemos detrás la pandemia del coronavirus, seguramente podremos asumir que “trabajar desde casa” será algo normal en la economía global.

Pero aún así, hay empresas que no se pueden permitir el trabajar completamente en remoto y que necesitarán encontrar un mecanismo para que sus trabajadores puedan volver a las oficinas de forma segura y eficiente. Sabemos que muchas empresas mantendrán sus oficinas físicas, aunque las utilicen con menos frecuencia.

El plan parece ser un “enfoque gradual”, en el que se permitirá a algunos departamentos y a algunos miembros del equipo volver al lugar de trabajo (en un entorno seguro), y se crearán turnos con el fin de mantener la distancia social.

En este nuevo paradigma tan incierto, ¿cómo puede la tecnología ayudarnos?

El regreso a la oficina será definitivamente diferente.

Y la tecnología jugará un papel vital para ayudar a los trabajadores y a las empresas a recuperar la sensación de normalidad a corto plazo.

Estas son algunas de las tecnologías que tendrás que aplicar en tu compañía para poder trabajar en este nuevo entorno online.

Software de Gestión de Instalaciones:

Si se va a mantener la oficina física, a la que acudirán los empleados de forma flexible o por turnos, será necesario planificar el aforo de la misma y asegurarse de que se cumplen con las medidas de distanciamiento social. Las oficinas adquirirán una dinámica de “coworking”, por lo que los softwares de gestión del espacio que controlen las entradas y las salidas, los turnos, o las reservas de salas de reunión, serán imprescindibles.

• Skeeda (www.skedda.com)
• iOffice (www.iofficecorp.com)
• POC System (poc-system.com)
• Tempus Basic (www.tempusbasic.com)
• Aturnos (www.aturnos.com)

Herramientas de Gestión de Equipos y Materiales

Ahora que el concepto de “lugar fijo” está perdiendo fuerza, también lo están perdiendo los equipos y materiales fijos. Por poner un ejemplo, los ordenadores de mesa se cambiarán por ordenadores portátiles, los teléfonos fijos desaparecerán… Para no perderlos de vista, asegurar su correcto mantenimiento y protección, pueden instalarse softwares de protección y encriptación, firewalls, parches de seguridad y sistemas de seguimiento y rastreo, incluso de desinfección.

Proteger tus equipos y sistemas será proteger a tu compañía, más ahora que los ciberataques han aumentado.

Aplicaciones de Comunicación Interna

Las empresas tendrán que crear espacios digitales para reunir la información de la compañía y poner en contacto a unos y a otros de forma fácil y sencilla. Bien a través de herramientas como G-Suite o bien creando una intranet.  El objetivo es proporcionar a los empleados las herramientas de trabajo que necesitarán en su día a día y una vía de comunicación con sus compañeros y responsables de forma bidireccional. Aquí cabe destacar la importancia de la comunicación, que se ha hecho más compleja o más sencilla dependiendo de la perspectiva en la que lo miremos, pero que en cualquier caso se ha convertido en un elemento fundamental para mantener a las personas motivadas y “enganchadas” al proyecto.

• Slack (www.slack.com)
• Microsoft Teams (www.microsoft.com/es-es/microsoft-365)
• Facebook Workplace (work.workplace.com)

Soluciones Online de Adquisición y Gestión de Talento

Gestionar personas ahora es más complejo si cabe. Al mismo tiempo que crecen las formas y las posibilidades de trabajo, también crecen las diferentes problemáticas que se pueden dar. Por eso, además de herramientas ágiles de comunicación, necesitamos soluciones que nos permitan dar una respuesta a esos problemas de forma sencilla. La información y cómo tratamos esa información, será clave. Y al igual que tenemos CRM para la gestión de clientes, se necesitarán softwares para los empleados.

Además, estos cambios no sólo afectan al día a día de los empleados actuales, sino también a la atracción de talento futuro y al crecimiento interno. Facilitar la aplicación de candidatos, permitir a los directivos acceder a pools de candidatos, gestionar los procesos de reclutamiento de forma remota y/o asegurar la interacción con todas las partes mientras están en casa o en la oficina, garantiza que las empresas avancen en estos nuevos escenarios virtuales y digitales.

Lo que esta pandemia nos ha mostrado es que para prosperar en este nuevo y cambiante ambiente laboral , es necesario compartir y explotar el conocimiento, y simplificar las tareas mediante el uso de software y flujos de trabajo automatizados. Y sobre todo, asegurar una comunicación rápida y efectiva.

Y tú, ¿qué herramientas se están aplicando en tu oficina?